期間限定の紙類の保管方法。PTA役員活動の書類をどう保管する?

 

思った以上に増えてきました。
 
k15052101
こんにちは!
片付け修行中の ゆみちん です(´∀`)ノ
 
現在、小学校の広報役員として活動しています。
ほかの役員と違い、広報は写真や書類、アンケートや取材関連のモノがあるので、紙類が増えてきます。
 
若干の個人情報を扱うこともありますので、その保管方法をどうするか考えなければいけません。
 
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役員ではなくても、小学校はなにかと紙類の保管が増えてきてしまいます。
しばらく保存する必要のある書類もたくさんあります。
 
今後のことも考えて、少し役立ちそうなアイテムをそろえておこうと思います。
 
持ちあるきに役立ちそうだなと感じたのが、ファイルケース。
 
セキセイ セマック キャリーファイル A4 ホワイト MA-3409
こちらは留め具もないので、出し入れも簡単そうです。
シンプル・イズ・ベスト。
事業の一環としてセミナーなどに行くときも使えそうですね。
 
プラス 高透明カラークリアーホルダー 5色込み 10枚 A4 80-160
クリアファイルも色別であると便利です。
忙しいあいまをぬって部会を開くので、会議では何号分か同時に進行させます。
 
わたしはとくに編集作業でたずさわっていくので、取材関係の書類や記事の元ファイルなど、氏名いりのものも多いので厳重に保管しなければいけません。
うっかり紛失したり、まじってしまわないように、色別でファイリングしておき、まとめてA4のファイルケースにいれておく方法を取ろうかな。
 
k15051202
ものさしと一緒になったふせん。
ダイソーで見つけたものですが、大活躍です。
to doリスト用にも使えますし、目印にも使えます。
 
しっかりと書類やデータを保管する。
 
実は、今日の部会でも議題になりました。
最近では個人情報の扱いにも慎重な保護者が増えています。
 
広報誌にも、顔写真が載せられない子が数十人単位でいますので、その扱いも必要になります。
顔だけではなく、姿もNGです。
広報役員側には、どの子がNGなのかまでは把握できないんです。
また、顔写真と氏名を併記しないという取り決めもしている場合もあるので、学校側の校正待ちが長くなって印刷が延びていきます。
 
そのうち、いくら保護者で役員をやっているからとはいえ、取材のための写真撮影すらどうなのか、という話にもなってきそうです。
昨今はデータのやりとりもありますから、どの役員がどのデータを保管しているのかという把握も必要になってきます。
 
役員だから悪用はしない。
・・・とは言い切れませんからね。(そんなことは絶対やりませんが。)
 
信頼のうえで成り立っている部分なので、役員が写真を扱うことすらもいやだという話になってくると、非常にやりづらいです。
 
そして、そうなってくると、広報誌自体の保管や廃棄方法も、各家庭でどうしていくのかという話にも拡大していきそうです。
部外秘といちいち入れて発行するんでしょうか。
 
もうそうなると広報委員だけの役割ではなく、学校やPTA全体で考えるべきことになっていくので、広報だけが責任を負うっていうのは違うよねっていう話になったりで。
 
あげだしたらキリがないので、一度プライバシーマーク関係の講習会を開くのもいいかもしれません。
・・・ということを来年度の役員さんにバトンを渡そう、という話になりました。
 
今年はもう予算もないので、できませんけども(´・ω・`)
 
可能な限り、テンプレート化・マニュアル化して来年度に渡していこうという話になりました。
今年はわりと、そのあたりに詳しい役員さんが多いので、やっていけそうです。
(仕事しているママさんばっかりですからね。)
 


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